Pourquoi ?

5 questions faciles pour trouver les causes à vos problèmes

Vous sentez que quelque chose ne tourne pas rond au sein de votre organisation ou dans votre vie de tous les jours et vous n’arrivez pas à mettre le doigt sur ce qui cloche. Il n’y a pourtant rien de plus simple, utilisez la méthode des 5 Why » en anglais (5 « pourquoi »), un outil extrêmement efficace et un véritable antidote, en matière de résolution de problèmes.

Découvrez la recette.

Comme la plupart des outils lean, les 5 « P » est une technique mise au point chez Toyota il y a de nombreuses années, par les pères et gourous de l’optimisation des processus. Il s’agit d’une méthode qui a fait ses preuves. Avec cette simple série de questions, il est possible d’identifier les causes primaires de n’importe quel phénomène. Servez-vous-en afin de bien identifier un problème de qualité, une baisse des ventes, une faille dans la sécurité ou des soucis en matière de ressources humaines.

Qu’est-ce que la méthode des 5 « P »?

Simple et facile, la méthode des 5 « P » consiste à poser cinq fois la question « Pourquoi? » en lien avec un projet ou une situation donnée. Chaque fois, il s’agit de remonter un peu plus loin dans les causes du problème, jusqu’à ce que finalement on soit en mesure de remonter aux racines mêmes du problème et, par le fait même, de mieux en comprendre la source. Bien sûr, certaines situations ne nécessiteront pas de vous rendre jusqu’à cinq et d’autres pourraient vous forcer à vous rendre à six ou sept. Vous devez, en effet, vous adapter selon le cas, avec plus ou moins d’itérations en fonction de la complexité et/ou de la nature du problème. La méthode des 5P peut aussi bien être utilisée dans un contexte d’amélioration continue que dans le cadre de la gestion des opérations quotidiennes de votre entreprise.

À quoi sert la méthode des 5 « P »?

La méthode des 5 « P » a pour but de vous permettre de trouver les véritables sources des problèmes auxquels vous êtes confrontés afin de vous permettre de les éradiquer définitivement. Dans un contexte plus large, l’utilisation de cette méthode de façon répétitive permettra d’identifier des tendances et de mieux cibler les grands axes qui animeront votre orientation stratégique organisationnelle et vos efforts d’amélioration continue. Bien entendu, si cette solution permet de résoudre une grande majorité de problèmes, elle comporte tout de même ses limites en cas de situation trop complexe et multifactorielle.

Comment utiliser la méthode des 5 « P »?

La recette est à son meilleur lorsqu’utilisée de manière participative, en travaillant avec les personnes directement concernées et en se déplaçant sur les lieux du problème pour mieux le percevoir. Regardons ensemble quelques exemples pour mieux comprendre.

Les 5 « P » : Je viens de perdre un bon client

P1 : Pourquoi aie-je perdu mon client?

• R1 : Les délais de réponse étaient trop longs!

P2 : Pourquoi nos délais sont-ils trop longs?

• R2 : Le calcul des soumissions est trop ardu! Il nécessite à tout coup l’intervention de la direction.

P3 : Pourquoi le calcul est-il ardu?

• R3 : Parce que nos outils de calcul sont compliqués, la recette et les procédures ne sont pas claires.

P4 : Pourquoi les outils de calcul sont-ils compliqués?

• R4 : Parce que nos chartes de prix ne sont pas standardisées et la recette de marges de calculs est mal connue.

P5 : Pourquoi nos chartes de prix ne sont-elles pas standardisées?

• R5 : Parce que nous n'avons pas de données réelles sur nos processus de fabrication et leur coût de revient, ce qui permettrait d’établir des barèmes de prix standard.

Utilisés de la sorte en cascade, les 5 « Pourquoi » permettent d’analyser la situation, tout en identifiant des pistes de solution pour les « vrais » problèmes. Dans notre exemple, il nous permettrait de nous mettre en action afin d’aménager un système de collecte et d’analyse des coûts réels, et d’établir des chartes de prix standard, ce qui permettrait de ne pas perdre d’autres clients dans le futur et de répondre plus rapidement aux demandes.

Vous pouvez utiliser la méthode des 5 « Pourquoi » pour n’importe quel problème d’ordre commercial, de productivité, ou de ressources humaines, par exemple. Essayez-la, elle saura être un VECTEUR DE VALEUR pour vous et votre organisation!